الموقع الرسمي لجماعة أولاد سيدي عبد الحاكم
مصالح جماعة اولاد سيدي عبدالحاكم
الكتابة الخاصة.
- تسلم البريد الموجه لرئيس المجلس الجماعي.
-
- تنظيم وضبط مواعيد واستقبالات رئيس المجلس.
- تنظيم وضبط المواعيد والأنشطة والتظاهرات الخارجية لرئيس المجلس.
- إيفاء الرئيس بكل الملفات والوثائق الواردة عليه من أجل التوقيع.
- مسك السجلات الضرورية لتدوين مختلف المهام التي تقوم بها الكتابة.
مديرية المصالح.
- الإشراف على الإدارة الجماعية وتولي إدارتها وتنظيمها وتنسيقها.
- مساعدة رئيس المجلس الجماعي في ممارسة مهامه
- مراقبة ملفات المصالح الجماعية قبل توقيعها من طرف رئيس المجلس.
- التنسيق بين رئاسة المجلس ومختلف الأقسام والمصالح والمكاتب الجماعية.
- تنشيط المصالح الجماعية وتنسيق العمل فيما بينها.
- التنسيق بين الجماعة والمصالح الخارجية المعنية بتدبير الشأن المحلي.
- الإمضاء على الوثائق المفوض له فيها من طرف رئيس المجلس.
- الإشراف والاطلاع على مختلف الإرساليات الصادرة عن الجماعة والواردة إليها.
- تحضير ومسك جميع الوثائق الضرورية لإعداد وتنفيذ وتتبع قرارات رئيس المجلس الجماعي.
- تنفيذ المقررات الصادرة عن المجلس للتأشيرة إلى جانب الرئيس.
- تنفيذ القرارات الإدارية الصادرة عن رئيس المجلس الجماعي.
مكتب التدقيق الداخلي.
تتجلى أهمية التدقيق الداخلي في كونها تمكن المدبر من امتلاك تصور حقيقي عن العملية التدبيرية وبالتالي تمكينه من الوقوف على مكامن القوة والضعف وكذا التعرف على الايجابيات والنواقص التي تعتري التسيير مما يسمح بتقويم الاختلال واتخاذ التدابير اللازمة لتصحيح الوضع. وبالتالي فان التدقيق الداخلي يمكن من تعزيز مبادئ الحكامة الجيدة للجماعة وكسب ثقة المواطنين.
و تتلخص المهام الرئيسية للمكتب في:
- مراقبة كافة ملفات وأعمال المصالح الجماعية.
- تقييم مدى تحكم الإدارة الجماعية في المخاطر المتعلقة بالعمليات التي تنجزها واقتراح الحلول لتصحيحها.
- تقديم الإرشادات والتوصيات الكفيلة بتحسين أداء المصالح الجماعية.
مكتب الضبط
- تلقي جميع المراسلات والوثائق الصادرة من الجماعة أو الواردة إليها.
- تسجيل المراسلات في السجلات المخصصة لذلك.
- ترقيم وترتيب وحفظ نسخ الصادرات والواردات.
- تبليغ المراسلات إلى المصالح الداخلية والخارجية المعنية.
- الإشراف على موزع الهاتف والفاكس.
مكتب شؤون المجلس
- برمجة تواريخ انعقاد دورات المجلس واجتماعات المكتب ولجن المجلس.
- التنسيق مع مديرية المصالح من اجل تحديد مختلف النقط والمواضيع التي تقترحها أقسام ومصالح الجماعة قصد إدراجها في جدول أعمال الدورات، أو المكتب أو اللجان.
- تهيئ ملفات النقط المدرجة في جدول أعمال دورات المجلس واجتماعات المكتب و اللجان.
- التكفل بإجراءات تبليغ جدول الأعمال للسلطة الإدارية المحلية المختصة وتبليغ الدعوات للمستشارين الجماعيين والمصالح الداخلية والخارجية.
- إعداد دعوات أعضاء المكتب ولجن المجلس للاجتماعات وتتبع أعمالها طبقا للنظام الداخلي للمجلس.
- اتخاذ التدابير التنظيمية واللوجيستيكية اللازمة من اجل التحضير لانعقاد الدورات أو الاجتماعات.
- إعداد محاضر الدورات وتدوينها في سجل المداولات وحفظ المحاضر المتعلقة بالدورات و اجتماعات اللجان ومكتب المجلس.
- العمل إلى جانب مديرية المصالح على تتبع المقررات والملتمسات الصادرة عن المجلس.
- تحرير تقارير اللجان والتوصيات الصادرة عنها.
- انجاز قرارات التفويض في الإمضاءات والمهام.
- القيام بكل ما يتعلق بأنشطة المكتب والمجلس واللجان.